Strategic sourcing: cos’è e perché lo devi adottare

Che cosa si intende con “strategic sourcing”?

Se il semplice sourcing coincide con l’acquisizione di beni e servizi per lo svolgimento delle attività di un’organizzazione, quello strategico prevede la costruzione di relazioni di lungo periodo con i fornitori, basate su uno studio globale di quest’ultimi e la valutazione periodica delle loro performance.

In questo approfondimento vedremo che cosa distingue il sourcing strategico da quello tattico, quali sono i passaggi fondamentali di un approccio strategico al sourcing e che strumenti possono renderlo più semplice.

Per farlo, ci serviremo di esempi dal mondo B2B per rendere più chiaro questo concetto oggi essenziale per tutti gli Uffici Acquisti.

Sourcing strategico e tattico: le differenze

Come puoi intuire dalla definizione, il sourcing strategico guarda al di là del momento presente per costruire rapporti di fornitura duraturi e da cui ottenere il massimo valore possibile.

Il sourcing tattico si basa invece su esigenze a breve termine e ha natura transazionale.  Che cosa si intende?

Che molto spesso le aziende – in particolare PMI – pensano a soddisfare le esigenze del momento, senza una programmazione dei propri acquisti basata su obiettivi definiti.

In altre parole, se la tua impresa acquista ciò che le occorre quando le occorre, allora ti troverai di fronte a un approccio tattico nei confronti del sourcing.

In questo caso è probabile che la scelta dei fornitori si basi su criteri parziali, e non su un giudizio completo delle loro capacità. L’acquisto di prodotti o servizi è dunque un’operazione standard che punta per lo più al minor costo di acquisto possibile, senza tenere conto di altri elementi.

Tra questi ad esempio:

• La riduzione del rischio di fornitura;
• il potenziale scambio di know-how, tecnologie e competenze;
• la possibilità di costruire partnership a 360 gradi con il fornitore.

Diversamente, nel caso di un approccio strategico al sourcing, tutti questi obiettivi diventano parte dell’attività dell’Ufficio Acquisti.

L’operazione assume così un carattere non solo routinario, ma rivolto al lungo periodo e soprattutto capace di valorizzare le relazioni con i fornitori, sia vecchi che nuovi.

Grazie allo strategic sourcing, il fornitore assume infatti un ruolo chiave per l’organizzazione, diventando un vero e proprio partner capace di fare la differenza. Ma più nello specifico, quali sono i vantaggi di questo approccio?

Perché devi adottare il sourcing strategico

I benefici del sourcing strategico sono numerosi, ma possiamo ricondurli a cinque aree principali:

• Ottimizzazione dei costi di acquisto: costruire relazioni di lungo periodo con fornitori selezionati permette di ottenere i costi più vantaggiosi senza sacrificare la qualità di quanto acquistato. In questo caso è opportuno parlare di miglior costo di acquisto possibile, e non di minor costo.
• Maggiore flessibilità dell’azienda: scegliere aziende innovative come fornitori permette di adattarsi più rapidamente ai cambiamenti del mercato, adottando azioni correttive se necessarie grazie a una collaborazione continuativa con il fornitore stesso.
• Possibilità di sviluppare soluzioni innovative: la costruzione di partnership strategiche con i fornitori permette di avere ricadute positive sui processi di R&D. I fornitori di soluzioni avanzate permettono infatti di beneficiare di uno scambio di conoscenze e tecnologie con cui migliorare i prodotti o i servizi offerti dalla tua stessa azienda.
• Diversificazione della catena di fornitura e riduzione del rischio: gestire gli acquisti in modo strategico consente di mitigare i rischi di interruzione delle forniture attraverso uno scouting continuativo di fornitori alternativi.
• Maggiore efficienza dell’Ufficio Acquisti: lo strategic sourcing prevede l’adozione di strumenti digitali che permettono di ridurre tempi e carichi di lavoro di chi si occupa di Acquisti. Oggi esistono soluzioni intuitive per ricercare, valutare e comunicare con i fornitori, ottenendo una panoramica completa della propria supply chain in tempi minori rispetto al passato.

Strategic sourcing: le fasi fondamentali

Chiariti i vantaggi principali del sourcing strategico, vediamo quali sono le fasi in cui si articola questo processo. Per rendere più chiaro il tutto, ci serviremo del caso concreto di un’azienda che produce componenti per il mondo automotive.

I bisogni: capire cosa ha importanza

Il primo passo da compiere riguarda la comprensione dei bisogni dell’azienda in termini di fornitura.

L’azienda del nostro esempio si occupa di progettare componenti sia per veicoli civili che commerciali, e dato la sua gamma di prodotti piuttosto ampia, ha bisogno di stabilire rapporti di fornitura con un numero elevato di aziende.

Ovviamente, non tutti hanno la stessa importanza: una politica di supplier relationship ben impostata permette di distinguere quelli prioritari –difficilmente sostituibili – da quelli secondari.

Alla luce di questa divisione vengono definiti anche gli obiettivi di sourcing dell’azienda in uno specifico momento. L’azienda del nostro esempio ha da poco aperto un nuovo impianto in un Paese dell’Est Europa, e sarà dunque prioritario identificare nell’area fornitori che possano realizzare i semilavorati da inserire nei prodotti dell’azienda.

I prodotti dovranno possedere specifiche caratteristiche tecniche, e di conseguenza è molto probabile che non tutte le aziende presenti nel Paese siano dei target ideali per l’Ufficio Acquisti.

Come identificare quelle più adatte?

La ricerca: definire una rosa di candidati

Una ricerca attenta dei fornitori costituisce un passaggio fondamentale nel quadro più ampio dello strategic sourcing.

Come abbiamo già accennato, questo approccio deve prendere in considerazione tutti i fattori determinanti per l’azienda.

In altre parole, lo scouting dei fornitori deve essere svolto sulla base di criteri definiti a priori da chi si occupa di acquisti, in modo da assicurarsi una rosa di candidati in linea con i bisogni di sourcing a cui abbiamo accennato poco fa.

Strumenti come la Piattaforma Explore di Matchplat rendono più semplice tutto questo.

Grazie all’incrocio tra le informazioni ufficiali relative a oltre 450 milioni di aziende in 196 Paesi e algoritmi di Intelligenza Artificiale, Matchplat Explore consente di identificare solo le aziende che:

• Producono i semilavorati ricercati dall’azienda del nostro esempio;
• adottano specifici processi di lavorazione;
• possiedono le certificazioni tecniche e ambientali che garantiscono gli standard qualitativi richiesti dall’azienda;
• sono vicine a infrastrutture strategiche all’interno del Paese;

Il tutto grazie all’analisi semantica in tempo reale di oltre 20 miliardi di pagine web aziendali e alla possibilità di visualizzare in una mappa interattiva le aziende identificate.

Il risultato di questa prima scrematura è una lista dei potenziali fornitori con le caratteristiche ideali per l’azienda automotive del nostro esempio.

Ma manca ancora una valutazione completa che consenta di selezionare quelle davvero compatibili con un piano di strategic sourcing.

La valutazione: chi sono i migliori?

Sebbene le aziende siano in possesso delle caratteristiche ricercate, non è detto che tutte siano davvero in grado di rispondere alle esigenze dell’impresa.

Ecco perché la loro selezione deve derivare da una valutazione basata su parametri oggettivi come:

• La dimensione finanziaria del fornitore;
• il prezzo dei beni e l’esistenza di margini di contrattazione;
• una capacità produttiva sufficiente.

Ci sono diversi metodi per ricavare queste informazioni.

Per quanto riguarda il primo punto, una risposta è offerta da Enrich Financial, che grazie ai dati certificati da Moody’s Analytics permette di qualificare le aziende dal punto di vista economico-finanziario.

Informazioni spesso non disponibili online come il prezzo dei prodotti e la capacità produttiva possono infine essere reperite contattando direttamente le realtà interessate, o scegliendo servizi come Connect.

Quest’ultimo rappresenta la soluzione Matchplat per entrare in relazione con le aziende grazie al supporto di un team di esperti nell’ambito dell’internazionalizzazione d’impresa.

Così è possibile valutare nel dettaglio i fornitori coerenti con il piano di sourcing strategico, stabilendo una relazione con i migliori.

La negoziazione: sviluppare una relazione

Siamo arrivati a un punto cruciale, vale a dire quello della negoziazione con il fornitore (o i fornitori) selezionati.

In questa fase l’elemento che fa la differenza è la capacità di definire le condizioni più vantaggiose per la propria realtà.

Soprattutto nel caso di fornitori esteri, è bene conoscere usi e costumi in ambito business del Paese che si sta approcciando. Poter contare su del personale preparato da questo punto di vista fa la differenza nelle fasi successive del lavoro.

Come accennavamo, un piano di strategic sourcing è volto a costruire relazioni di lungo periodo. Ecco perché il momento della negoziazione non deve essere inteso solo come un frangente in cui cercare di definire il prezzo più basso possibile.

Piuttosto, esso rappresenta un’occasione per iniziare a progettare delle forme di cooperazione a 360 gradi. Come?

Se ad esempio l’azienda automotive dovesse optare per dei fornitori particolarmente innovativi, potrebbe sondare da subito la possibilità di sviluppare dei progetti di R&D congiunti.

Una scelta di questo tipo permette lo scambio di conoscenze e tecnologie con cui rendere più efficiente lo sviluppo di nuovi prodotti, incrementando la qualità e abbattendo sul lungo periodo i costi.

Il monitoraggio: capire come stanno andando le cose

Ultimo elemento da considerare – ma non per questo meno importante – all’interno di un piano di strategic sourcing è il monitoraggio dei fornitori.

Stabilita una relazione con le aziende selezionate, è cruciale analizzarne l’operato in modo costante.

Il supplier relationship management rappresenta infatti un’attività in evoluzione, e il suo scopo principale è quello di correggere i problemi all’interno della catena di fornitura o di migliorarne i punti di forza.

I fornitori stanno rispettando gli accordi presi? Garantiscono gli standard qualitativi richiesti? Adottano realmente pratiche per ridurre il proprio impatto sociale e ambientale? L’evoluzione dei prezzi è in linea con le aspettative iniziali? Ci sono fornitori che non possono garantire consegne in tempo?

Rispondere a queste e altre domande è fondamentale per capire se la relazione con i propri fornitori sta evolvendo nella direzione giusta.

L’azienda automotive potrebbe ad esempio notare che alcuni semilavorati realizzati dal fornitore non siano in grado di soddisfare specifici standard importanti per realizzare nuovi componenti, e dunque decidere di investire maggiormente nello sviluppo congiunto di soluzioni ad hoc.

Per dare continuità a tutto questo è necessaria una roadmap in cui dovranno essere definiti in modo chiaro obiettivi, scadenze e metriche di riferimento per valutare l’operato dei fornitori.

In questo modo il sourcing strategico potrà essere sempre allineato agli obiettivi aziendali di lungo termine, dando la possibilità all’Ufficio Acquisti di intervenire tempestivamente in caso di necessità.

Conclusioni

Fare dello strategic sourcing un asset è fondamentale per le aziende.

Troppe realtà si limitano ad acquistare quello di cui hanno bisogno quando necessario, cercando di abbattere il più possibile i costi.

Molto spesso, inoltre, le imprese che agiscono in questo modo non diversificano quando possibile la propria supply chain attraverso la ricerca di fornitori alternativi, rimanendo maggiormente esposte a rischi come quello di fornitura.

A questo non si somma una valutazione continua dei fornitori e delle loro performance nel corso del tempo. Questo approccio – che abbiamo definito tattico – non consente di creare valore aggiunto sul lungo periodo, a differenza del sourcing strategico.

In questo caso, infatti, l’obiettivo prioritario è quello di creare partnership di lungo periodo attraverso:

• Una definizione dei bisogni dell’azienda in termini di fornitura;
• una profilazione dei fornitori in base alle necessità identificate;
• la selezione delle realtà migliori;
• lo sviluppo di una relazione improntata allo scambio di competenze e conoscenze;
• la revisione periodica dei risultati.

I vantaggi di un approccio di questo tipo possono essere riassunti in:

• Un’ottimizzazione dei costi di produzione;
• un miglioramento continuo dell’offerta;
• una maggiore adattabilità alle nuove richieste del mercato;
• la riduzione di rischi grazie a una diversificazione dei fornitori:
• una maggiore efficienza del lavoro dell’Ufficio Acquisti.

Tutto questo permette di dare vita a una supply chain solida e capace di adattarsi alle evoluzioni di uno scenario sempre più difficile da prevedere e governare.