Scouting fornitori: la guida per svolgerlo al meglio

Potrebbe sembrare scontato, ma vale la pena sottolinearlo: i fornitori sono una componente essenziale della value chain di ogni azienda.

Dopotutto, la gestione degli acquisti e la sua ottimizzazione rappresentano non solo operazioni quotidiane, ma vere e proprie attività strategiche funzionali alla crescita dell’azienda.

Come noto infatti, il procurement è ormai un’attività con cui creare valore aggiunto sul lungo periodo, e non solo una fonte di costi.

Ecco perché se anche tu ti occupi di acquisti devi sapere come svolgere uno scouting fornitori nel modo giusto.

Nel corso di questa guida vedremo di cosa si tratta e come identificare e valutare nuovi fornitori in tutto il mondo.

Cos’è lo scouting dei fornitori

Partiamo da una definizione: con scouting fornitori si indica l’attività di ricerca di nuovi fornitori compatibili con le strategie di approvvigionamento definite a priori da un’azienda.

Ovviamente, l’attività rappresenta un processo continuativo e non limitato alle fasi iniziali di costruzione del business plan.

Durante il ciclo di vita di un’azienda avvengono innumerevoli trasformazioni, e inevitabilmente molte di queste toccano la catena di fornitura. I fornitori della tua azienda potrebbero infatti fallire, non essere più in grado di evadere le richieste in tempo o decidere di modificare la propria strategia o la value proposition, risultando così non più adatti ai tuoi scopi.

Se la tua azienda opera in Paesi esteri attraverso delle commesse pubbliche, è molto probabile che debba individuare ogni volta fornitori diversi in loco. O ancora, potrebbe essere lei a decidere di modificare le proprie logiche di fornitura, avviando operazioni di nearshoring in Paesi più vicini al a quello della casa madre.

Chi si occupa di procurement sa che una gestione attenta delle relazioni con i fornitori strategici è essenziale, ma ciò non significa che questi non possano cambiare.

In tutti i casi che abbiamo elencato poco fa infatti, è necessario muoversi velocemente alla ricerca di alternative valide.

Lo scouting fornitori è la risposta, ma prima di vedere come metterla in pratica, approfondiamo alcuni casi in cui la tua azienda non può farne a meno.

Perché e quando svolgere lo scouting fornitori

Blocchi delle produzioni, ritardi nelle consegne, mancanze di componenti fondamentali: gli anni della crisi scatenata dal Covid-19 hanno messo le aziende di fronte a una nuova consapevolezza.

Parliamo della necessità di modificare le logiche alla base della gestione della propria supply chain.

Il rischio di fornitura, inteso come possibilità che uno più flussi di fornitura importanti per un’impresa si interrompano improvvisamente, è infatti divenuto una realtà all’ordine del giorno a partire dal 2020.

Soprattutto per le realtà manifatturiere che si servono di molteplici materie prime o semilavorati, è importante avere un’idea del grado di rischio a cui essa è esposta, ma soprattutto disporre di un piano B da attuare in caso di necessità.

Ad esempio, un’azienda produttrice di macchine tessili avrà sicuramente più fornitori di una società di consulenza. Di conseguenza, essa dovrà valutare con più attenzione potenziali rischi in grado di compromettere la sua produzione.

Lo scouting fornitori è la buona prassi che in questo caso consente di gestire proattivamente gli eventuali rischi.

Ricercare infatti nuovi potenziali fornitori prima che quelli attuali manifestino dei problemi consente di:

• Ridurre le tempistiche per riavviare la produzione in caso di blocchi imprevisti;
• proteggere la reputazione dell’azienda;
• evitare danni economici e mantenere i livelli di fatturato.

Ovviamente, la ricerca deve essere orientata a fornitori con caratteristiche precise e che siano in grado di soddisfare le richieste della tua azienda. Il principio vale per la gestione del rischio di fornitura, ma più in generale anche per tutti quei casi che abbiamo elencato brevemente in precedenza.

Se ad esempio la tua azienda decidesse di sostituire i fornitori in Estremo Oriente con degli equivalenti europei in ottica di nearshoring, ti troveresti a dover svolgere una mappatura di mercati in precedenza inesplorati.

Capire dove si trovano le aziende al loro interno è facile a dirsi, ma non a farsi.

Prendiamo di nuovo il caso dell’azienda produttrice di macchine tessili. Per individuare nell’Unione Europea nuovi fornitori di componenti elettroniche, i Responsabili Acquisti avrebbero diverse soluzioni a loro disposizione. Vediamone alcune più nel dettaglio.

Scouting fornitori: la check-list e la mappatura dei mercati

Prima di avviare lo scouting di nuovi fornitori, è necessario avere chiare in mente le loro caratteristiche.

Potrà sembrare scontato, ma solo un identikit preciso permette di ottenere i risultati sperati quando si effettua per la prima volta una mappatura di un nuovo mercato.

Il rischio è infatti quello di svolgere una ricerca incompleta o errata, incapace di restituire una lista di fornitori davvero in target con le esigenze della propria impresa.

Il primo passo per l’Ufficio Acquisti dell’azienda specializzata in macchinari è dunque la creazione di una check-list che dovrà indicare:

• Le tipologie di componenti che il fornitore deve progettare;
• le certificazioni tecnologiche di cui deve essere in possesso;
• la distanza geografica a cui si dovranno trovare i suoi stabilimenti;
• la presenza di un servizio di assistenza dedicata per i prodotti acquistati;
• i parametri economico-finanziari che il fornitore dovrà rispettare per poter essere considerato solido.

Una volta definiti questi punti, passiamo al cuore dell’azione: l’identificazione delle aziende.

Ovviamente, non tutti i mercati hanno le stesse potenzialità in termini di fornitura: alcuni potrebbero essere più ricchi di aziende in linea con le esigenze dell’impresa rispetto ad altri.

Per capire quali siano i più adatti, la risposta risiede in un’analisi dei mercati target: solitamente si tratta di soluzioni con un costo elevato, offerte da società specializzate.

C’è però un problema: queste consulenze richiedono parecchio tempo, e soprattutto non tengono conto dei parametri definiti dalle aziende all’interno della check-list a cui abbiamo accennato.

Cosa intendiamo?

Che molto spesso la qualifica dei mercati potenziali per la ricerca di fornitori si basa su criteri ampi, ma non per questo completi.

Essa potrebbe infatti derivare da alcuni dati macroeconomici, come i flussi di import-export di una merceologia uniti al numero di aziende individuate in un Paese in base ai loro codici industriali (in Italia il riferimento è l’ATECO).

Per questo in Matchplat abbiamo pensato a Overview: una fotografia in tempo reale dei mercati, ma soprattutto delle attività svolte dalle aziende al loro interno.

In questo modo è possibile capire dove si concentrano le aziende candidate a essere fornitori ideali, grazie all’incrocio tra una banca dati mondiale di aziende e algoritmi di AI per leggerne in automatico i siti web.

Ma non solo: con la nostra Piattaforma Explore è poi possibile identificare le realtà maggiormente in linea con le proprie esigenze di fornitura. Vediamo meglio come.

Identificare i fornitori giusti con Explore

Una volta compresi i mercati più ricchi di potenziali fornitori, manca il passo successivo: capire quali tra loro siano i più adatti.

Con Explore è possibile farlo, velocemente e con il massimo della precisione. Il merito è ancora una volta merito dell’unione tra la nostra banca dati con oltre 450 milioni di aziende e l’Intelligenza Artificiale.

Tornando al caso dell’Ufficio Acquisti dell’azienda produttrice di macchinari, le funzionalità di Explore consentono di:

• Individuare solo le aziende che producono determinate componenti, con stabilimenti nei Paesi target;
• escludere tutte le realtà che non possiedono certificazioni specifiche e che non dichiarano di avere sul proprio sito un servizio di assistenza dedicata;
• valutare lo stato di salute delle aziende grazie alle informazioni economico-finanziarie di Moody’s Analytics.

In questo modo è possibile portare a termine lo scouting fornitori senza sprechi di tempo e con la garanzia di avere a disposizione informazioni complete e affidabili.

Conclusioni

Abbiamo visto che cosa si intende con scouting fornitori e approfondito alcuni casi in cui è necessario ricorrere a questa attività.

La ricerca di nuovi potenziali fornitori in linea con la propria strategia è infatti un processo che non si limita alle prime fasi di vita di un’azienda.

Lo scouting permette di:

• Mitigare il rischio di fornitura;
• gestire i cambiamenti strutturali della propria supply chain (dovuti ad esempio al fallimento di un fornitore);
• accelerare l’esecuzione di commesse internazionali trovando fornitori locali per le materie prime;
• sviluppare operazioni di nearshoring, backshoring o simili.

Ma come svolgere uno scouting fornitori davvero efficiente?

La tua azienda potrebbe optare per un’analisi del mercato tradizionale con cui valutare le aree ad alto potenziale per gli approvvigionamenti.

Dati e statistiche sono importanti da questo punto di vista, ma non bastano.

Come abbiamo ribadito, il cuore dello scouting è rappresentato dai contatti di aziende con caratteristiche definite a priori in base a una check-list (prodotti a catalogo, certificazioni possedute, servizi offerti ecc.).

Explore è la soluzione che abbiamo sviluppato in Matchplat per identificarle, riducendo tempi e costi e aumentando allo stesso tempo la qualità dei risultati ottenuti.

Il tutto grazie all’unione tra un database con oltre 450 milioni di aziende in 196 Paesi e algoritmi d’Intelligenza Artificiale per leggerne in automatico i contenuti online e trovare solo le aziende in possesso dei requisiti richiesti.