Supplier relationship management: la guida completa

Una definizione di supplier relationship management

Con l’espressione supplier relationship management (SRM) si indica una serie di processi volti a sviluppare, mantenere e ottimizzare i rapporti con i fornitori più importanti per la propria azienda.

Come è facile intuire, si tratta di un insieme di attività complesse che dovrebbero riguardare tutti i settori e le imprese che operano al loro interno.

Dopotutto, ogni organizzazione ha rapporti con uno o più fornitori, ed è importante dedicare a ciascuno la giusta attenzione. Inoltre, va ricordato come queste relazioni evolvano nel tempo, ed è dunque necessario sviluppare un atteggiamento proattivo nei confronti del tema.

In altre parole, le relazioni con i propri fornitori non sono statiche e il compito del management consiste nell’anticipare i cambiamenti, gestendoli in modo efficiente.

Non solo: va ricordato come specifici fornitori rivestono un ruolo determinante e i rapporti con essi impattano direttamente sulle performance finanziarie, l’operatività e l’immagine del brand.

All’interno di questa guida al supplier relationship management vedremo come e perché adottare una strategia di questo tipo, approfondendone i vantaggi, le sfide e gli strumenti a supporto.

L’importanza del supplier relationship management

La globalizzazione ha cambiato le catene del valore mondiali.

Per molto tempo il principale criterio adottato dalle imprese per gestire la propria supply chain è stato quello dell’economicità. La scelta dei Paesi da cui importare o in cui delocalizzare la produzione dipendeva essenzialmente dai costi e dalla possibilità di abbatterli.

Dopotutto, lo stesso ufficio acquisti era concepito solo come un centro di costo, senza possibilità di guidare la crescita del business

Più di recente, la crescente complessità delle supply chain mondiali e gli effetti della pandemia da Covid-19 hanno accelerato il processo inverso. Tra le forme più note di questo fenomeno c’è il nearshoring, con il ritorno delle produzioni o delle forniture in nazioni vicine a quelle della casa madre delle aziende.

Oggi non a caso emerge una nuova visione, e concetti come il supplier relationship management si inseriscono in questo quadro.

Una gestione proattiva dei fornitori può infatti essere la chiave di volta per apportare benefici all’interna organizzazione.

Un approccio di questo tipo comporta un’analisi attenta dell’ambiente esterno, una selezione dei partner più indicati, una costruzione di una relazione di valore e un monitoraggio costante delle performance, al fine di mettere in luce punti di forza e di debolezza del processo.

Si tratta di sfide non da poco, ma che se affrontate nel modo giusto possono tradursi in vantaggi concreti. Vediamo quali.

Supplier relationship management: tutti i vantaggi

La definizione a cura di Gartner di SRM – noto anche come vendor relationship management (VRM) – aiuta a comprendere alcuni dei punti di forza di questo approccio.

In particolare, il vendor management consente di controllare i costi e ridurre i rischi, incrementando il valore del rapporto tra azienda e fornitore.

Come è facile capire dalla definizione, una strategia di SRM non può basarsi esclusivamente sulla riduzione dei costi; il focus è piuttosto sul valore generato per le parti coinvolte.

Più nello specifico, un’attività di SRM ben strutturata consente di:

• Ottimizzare i processi produttivi attraverso le materie prime migliori;
• Innalzare il livello di servizio della relazione cliente-fornitore;
• Ridurre i rischi di blocco della produzione dovuti alla mancanza di forniture strategiche;
• Costruire relazioni di lungo periodo con fornitori chiave;
• Dare priorità alle relazioni strategiche per la supply chain in tempi difficili;
• Promuovere una cooperazione innovativa tra aziende.

Come sviluppare una strategia di SRM

Il supplier relationship management comprende alcuni passaggi fondamentali:

1. Segmentazione dei fornitori;
2. pianificazione delle attività;
3. esecuzione del piano di SRM;
4. monitoraggio dei risultati e ottimizzazione del piano;

Vediamo ora nel dettaglio in cosa consiste ciascuno degli step e come implementarlo.

Segmentare i fornitori: perché è essenziale

Non tutti i fornitori hanno lo stesso peso per un’azienda.

La segmentazione dei fornitori consente di identificare quelli con cui sviluppare un piano di SRM.

La complessità di questo processo e le risorse richieste devono essere infatti giustificate dall’importanza strategica del fornitore.

Un’azienda che realizza componenti pneumatiche per l’industria automobilistica includerà tra i fornitori strategici il produttore di acciaio necessario per i suoi pezzi.

Diversamente, il produttore di cancelleria utilizzata dagli uffici rappresenta un fornitore facilmente sostituibile, e che di conseguenza non rientrerà nei piani di SRM.

Inoltre, la segmentazione non deve riguardare solo i fornitori attuali, ma anche quelli potenziali che l’azienda potrebbe dover ricercare.

Ad esempio, lo stesso produttore di componenti potrebbe decidere di individuare nuovi fornitori di macchinari in possesso di specifici requisiti.

La segmentazione in questo caso permette di inserirli da subito all’interno di un piano di SRM il più completo possibile.

Pianificare le attività: come farlo nel modo giusto

Una volta definiti i fornitori strategici a cui dare la priorità nell’ambito del supplier relationship management, è il momento di sviluppare un piano di azione.

Ecco gli elementi che non dovrebbero mancare al suo interno:

• Gli obiettivi perseguiti attraverso l’implementazione del piano di SRM.
• Le persone coinvolte nel piano e delle loro responsabilità;
• Gli strumenti adottati per la gestione delle attività;
• La definizione di un sistema di monitoraggio per analizzare i risultati ottenuti;
• Le procedure per minimizzare e gestire i rischi connessi ai fornitori.

In particolare, la definizione degli obiettivi permette di impostare da subito una relazione chiara con i fornitori strategici, improntandola in base ai mutui benefici.

Che cosa intendiamo?

Che oltre ad aver definito chi siano i propri fornitori strategici, è importante anche mettere a fuoco cosa vogliamo ottenere dalla relazione con loro, in un arco temporale realistico.

Torniamo all’esempio dell’azienda produttrice di componenti pneumatici. Dopo aver selezionato i fornitori strategici di materie prime, il management decide di fissare per ciascuno degli obiettivi chiave da raggiungere insieme.

Ad esempio, in ottica di ottimizzazione degli approvvigionamenti di semilavorati in gomma, viene deciso di coinvolgere il fornitore di quest’ultimi per progettarne di nuovi con specifiche caratteristiche tecniche.

Lo scopo è sviluppare una relazione win-win che consenta:

• Al produttore di componenti, di dare vita a una soluzione ad hoc per i propri prodotti per migliorarne le caratteristiche, sfruttando il know how del fornitore.
• All’azienda di semilavorati, di ottenere un contratto importante in esclusiva e di valorizzare le proprie competenze, integrandole con quelle del cliente.

Ovviamente, gli obiettivi andranno anche quantificati dal punto di vista economico e il piano dovrà contenere indicazione delle persone coinvolte nella sua esecuzione: il CPO dell’azienda di componenti, il Dipartimento di R&D, i responsabili di produzione del fornitore di semilavorati e i suoi commerciali.

Inoltre, dovranno essere definite delle modalità e processi per monitorare l’avanzamento dei lavori, oltre che per gestire la relazione.

Ad esempio, le figure coinvolte possono calendarizzare incontri presso la sede del fornitore, test di qualità specifici e reportistica digitale per gestire i flussi di vendita.

L’ultimo passo, ma non meno importante, è la messa a punto di procedure per gestire i rischi connessi ai fornitori strategici.

Ad esempio, per tutti quegli elementi ritenuti fondamentali per la produzione, il CPO dell’azienda del nostro esempio dovrebbe dedicare un piano di risk management dedicato.

Parliamo di una serie di best practice a cui ricorrere in caso di blocchi improvvisi delle forniture da parte dei partner attuali. Una situazione di questo ha diverse conseguenze negative:

• Il sorgere di un collo di bottiglia che ritarda la consegna dei componenti destinati ai clienti del produttore.
• Un danno d’immagine nei confronti dei propri clienti e degli altri stakeholder, dovuto all’incapacità di rispettare i contratti già conclusi.
• La perdita economica causato dall’impossibilità di raccogliere nuovi ordini per i prodotti bloccati in magazzino.

Una misura per prevenire per tutto questo è la costruzione di liste di fornitori alternativi a cui ricorrere in caso di bisogno, localizzati in aree strategiche.

Mettere in pratica e monitorare: due attività fondamentali

Definito il piano di azione, siamo arrivati agli ultimi due passaggi di una strategia di supplier relationship management: quello dell’esecuzione e del monitoraggio.

Può sembrare scontato sottolinearlo, ma troppo spesso nelle aziende dei buoni piani di azione finiscono per essere lasciati nel cassetto.

Affinché una strategia di SRM non resti solo un’idea, è necessario attivare dei meccanismi di controllo e delega che consentano di:

• Dotare le persone coinvolte delle risorse necessarie per svolgere le diverse attività (segmentazione dei fornitori, ricerca e ingaggio di quelli nuovi, negoziazione dei contratti ecc.);
• Stabilire delle tempistiche entro cui raggiungere gli obiettivi.
• Definire un sistema per verificarne il grado di raggiungimento.

Solo così sarà possibile mettere in pratica quanto pianificato, individuando le aree di miglioramento e intervenendo direttamente sul piano e le sue componenti.

Sviluppare nuove relazioni con i fornitori grazie a Matchplat

In Matchplat abbiamo sviluppato una soluzione per rendere più semplice quanto spiegato in questa guida.

Come raccontavamo, la segmentazione dei fornitori è essenziale ai fini della propria strategia di SRM, anche quando se ne stanno cercando di nuovi.

L’azienda specializzata in componenti che abbiamo usato a titolo d’esempio potrebbe valutare mercati alternativi a quelli attuali per l’approvvigionamento di materie prime.

Affacciarsi per la prima volta su un nuovo mercato comporta uno studio delle realtà presenti prima di sviluppare relazioni di fornitura.

Uno studio che deve essere meticoloso, e di conseguenza lungo e spesso difficile da portare a termine.

Per questo abbiamo unito algoritmi d’Intelligenza Artificiale a un database con oltre 425 milioni di aziende in 196 Paesi: una soluzione per individuare velocemente potenziali fornitori con le caratteristiche chiave per la propria strategia di SRM.

Tornando al nostro esempio, l’azienda produttrice potrebbe così individuare subito solo i fornitori in possesso delle certificazioni di qualità indispensabili per la propria produzione.

Conclusioni

Abbiamo visto che cosa si intende con supplier relationship management e come oggi questa attività sia essenziale per tutte le aziende.

La revisione delle catene di fornitura, il riavvicinamento delle produzioni ai Paesi di origine delle aziende e il bisogno di garantirne la continuità impongono nuove logiche agli specialisti del procurement.

Ora più che mai dunque è necessario comprendere chi siano i propri fornitori strategici, dove si trovino e come ottimizzare le relazioni, sia nuove che già esistenti.

Ecco perché il primo passo da compiere è rappresentato dalla segmentazione dei fornitori, a cui segue la pianificazione delle attività. In questa fase bisognerà definire le persone coinvolte nel processo, le loro responsabilità e gli strumenti da introdurre per valutare lo stato dell’attività.

Alla pianificazione segue la fase dell’esecuzione, sempre basata su un budget definito e su tempistiche chiare per il raggiungimento degli obiettivi.

Ottimizzare le relazioni con i fornitori consente di cogliere numerosi vantaggi tra cui:

• Migliori performance operative;
• ottimizzazione dei processi di R&D;
• mitigazione dei rischi di fornitura;
• costruzione di relazioni di lungo periodo con i fornitori chiave.

Infine, non potrà mancare in tutto questo una supervisione costante per adottare azioni correttive, quando necessario.

Come abbiamo visto la tecnologia offre un aiuto enorme in tutto questo. In Matchplat facciamo la nostra parte con una piattaforma che facilita lo scouting di fornitori strategici in tutto il mondo a partire da una banca dati con oltre 425 milioni di aziende in 196 Paesi.

L’AI consente di isolare al suo interno solo le aziende con specifiche caratteristiche, automatizzando quella segmentazione cruciale per tutte le successive fasi del supplier relationship management.